Как совещание может увеличить производительность

22.02.2013 08:40 «Агро Перспектива» (г. Киев) — Крупные компании ежегодно инвестируют значительные средства в новое оборудование и компьютерное программное обеспечение, не говоря уже о многочисленных консультантах, книгах о правильном ведении бизнеса и других средствах, призванных повышать производительность труда.

Однако самый эффективный способ достижения результата не в изобретении чего-то сверхъестественного, пишет Вести Экономика. Следует просто перестать совершать ошибки, в том числе в том, как мы проводим совещания, пишет в Business Insider американский эксперт в области инновационного менеджмента Грег Сателл.

Как утверждает газета Wall Street Journal, директора предприятий обычно теряют более 30% времени на неэффективные заседания. Еще более ошеломляющие выводы сделали ученые после крупномасштабного социологического исследования, которое проводилось в течение нескольких десятилетий. Так, например, согласно опросу 40% руководителей регулярно засыпает на совещаниях. Однозначно организация более эффективных заседаний — один из лучших способ увеличения общей производительности труда.

Хорошие совещания начинаются до того, как кто-либо вошел в конференц-зал

Каждая встреча имеет повестку дня, и для того чтобы все приглашенные активно участвовали в обсуждении включенных в нее вопросов, им необходимо заранее ознакомиться с ними. Обычно повестка заседания рассылается через PowerPoint (программа для создания и проведения презентаций) вместе с дополнительными документами.

К сожалению, огромное количество времени тратится на просмотр документов в ходе совещания. Именно поэтому намного лучше, если участники еще до начала встречи ознакомятся с материалами, получат ответы на все интересующиеся вопросы и, возможно, запросят дополнительную информацию. В противном случае неподготовленным участникам в ходе заседания потребуется около часа, для того чтобы «войти в тему». В итоге тратится драгоценное время и приходится назначать новое совещание.

Четкое понимание цели

Цель совещания всегда должна быть понятна и ясна. Необходимо составить повестку дня, куда включены все темы для обсуждения и ответственный за каждый пункт модератор. Это чрезвычайно важно для успешного и продуктивного заседания. К сожалению, согласно данным упомянутого выше исследования от 30 до 50% совещаний проводятся без всякой повестки дня, хотя 73% руководителей отмечают ее необходимость. Отсутствие повестки — обычное нарушение дисциплины, а для ее составления не требуется особой подготовки или методики. Вы делаете ее или нет.

Следить за результатом встречи

Отчет о встрече (который включает в себя список конкретных действий, сроки выполнения и ответственные лица) — другой важный элемент совещания, о котором часто забывают. Некоторые компании для его подготовки используют методику RASCI (ответственность, подотчетность, поддержка, консультация и информация).

Отчет о встрече обычно готовит самый младший по должности участник совещания (что является для него поощрением и возможностью участвовать в принятии важных решений), а одобряет документ тот, кто созывал заседание. Отчет также является хорошим подтверждением прозрачности компании.

Как правило, отчет о встрече отправляется всем его участникам в течение 24 часов после совещания. Это препятствует расхождению мнений участников по поводу намеченных целей. При проведении новых заседаний по тому же вопросу отчет может служить основой для повестки дня.

Обязанность руководителя

Структура мероприятия — другой важный элемент успешного совещания. Люди прекрасно видят, когда на заседании теряется время и ничего не решается. Хорошо продуманная структура повышает не только производительность, но и мораль в коллективе. В конце концов лишь немногие вещи имеют такое же влияние на производственный процесс, как совещание.

Обязанность руководителя — наполнить встречи смыслом. Заседания не являются платформой для демонстрации коллективу «крутых качеств» начальник. На совещании должны решаться конкретные дела. Все остальное лишь разрушает компанию.

Давайте серьезнее относиться к организации совещания. Требуйте составления повестки дня, отчета о встрече и подготовки участников. Во время совещания запрещайте пользоваться мобильными телефонами и другими электронными гаджетами и старайтесь не превышать 45-минутный хронометраж (средняя длительность человеческого внимания). Результат вас удивит.

26.11.2024
	10:15	За матеріалами Бюро економічної безпеки судитимуть експортера за контрабанду лісоматеріалів
	08:24	Польські аграрії погрожують після 10 грудня заблокувати всі пункти пропуску на кордоні з Україною
	08:21	Естонія виділила мільйон євро на кліматичні та екологічні проєкти України
	08:15	Трамп обіцяє в перший день президентства підняти тарифи на товари з Китаю, Мексики й Канади
25.11.2024
	20:25	У жовтні після 4 місяців спаду Україна наростила експорт цукру до 74 тис тонн
	19:43	Темпи експорту пшениці в листопаді повільніші за жовтневі
	16:21	БЕБ на Київщині вилучило спирт вартістю майже 20 млн грн
	15:44	АПК України для відновлення та подальшого розвитку потребує 56 млрд USD інвестицій в найближчі 10 років
	15:35	Україна може заповнити ніші на ринку ЄС, провівши реструктуризацію агровиробництва - єврокомісар
	15:33	Цукрові заводи України виробили 1,165 млн тонн цукру
	13:45	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	13:33	Прогноз українського експорту на 2025 залишається позитивним - торговий представник
	12:44	БЕБ на Львівщині викрило три благодійні фонди, які незаконно завезли понад 700 автомобілів
	12:43	З початку року детективи Бюро економічної безпеки України вилучили на 400 млн грн контрафактної продукції
	11:11	Пшеничні котирування на біржі Чикаго знизилися на технічних продажах контрактів
	11:02	Гречка. Аграрії зібрали 131,7 тис. тонн
	10:24	Стартує перший етап запуску Єдиного державного реєстру домашніх тварин: відкрито авторизацію для ветлікарів
24.11.2024
	23:42	Польські протестувальники розблокували пункт пропуску «Шегині - Медика»
	19:47	Міністр сільського господарства Польщі Секерський зустрівся з протестувальниками, що блокують польсько-український кордон
	19:44	Астарта скоротила площі під озимою пшеницею та збільшила під ріпаком майже на 50%
	15:37	Польсько-українська господарча палата закликала фермерів припинити блокаду кордону
	11:31	У межах нової кліматичної угоди до 2035 року бідним країнам щорічно виділятимуть $300 млрд
	04:22	Grain from Ukraine: 280 тис тонн агропродукції, 290 млн USD донорських коштів, 12 країн
23.11.2024
	18:43	Аграрії України зібрали 23,6 млн тонн кукурудзи
	18:39	РФ намагається підірвати аграрний потенціал України - Шмигаль
	18:32	Україна не дозволила РФ перетворити продовольство на зброю - прем’єр Швеції
	17:14	Всі критично важливі підприємства повинні підтвердити свій статус до 28 лютого 2025, — уряд змінив умови бронювання
	17:07	За час роботи "Grain from Ukraine" вже 20 мільйонів людей вдалося врятувати від голоду – Зеленський
	17:04	Польська сторона у ПП «Медика» вже не приймає вантажівки з України - прикордонники
	16:49	Зимова єПідтримка: як отримати 1 тис. гривень допомоги від держави
	16:43	Польща розпочала анонсоване блокування руху вантажівок перед п/п «Медика - Шегині»
22.11.2024
	19:11	Польські фермери планують обмежити рух на кордоні з Україною
	19:08	Україна отримає $4,8 млрд у межах проєкту PEACE від Світового банку
	18:37	На Миколаївщині відновлюють сховища для тривалого зберігання овочів та фруктів
	18:24	Вегетація озимих зернових проходить за задовільних умов
	18:16	1080 фермерів з прифронтовой територій отримали 5473 зернових рукава
	18:15	ОВК об'єдналися для прискорення реформи меліорації
	16:15	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	14:34	БЕБ на Київщині викрило злочинну групу осіб, що організувала нелегальну торгівлю тютюновими виробами
	12:41	Нелегальний покер-клуб в столичному бізнес-центрі: БЕБ повідомило про підозру 3 учасникам організованої злочинної групи
	12:39	МХП у 3 кварталі 2024 збільшив чистий прибуток на 75%
	12:15	Заводи Вінницької області виробили 236 тис. тонн цукру
	12:03	Аграрії можуть отримати грант від Нідерландського агентства з питань підприємництва
	11:23	БЕБ на Львівщині вилучило незаконно виготовлену тютюнову сировину вартістю 5,2 млн грн
	11:02	Ціни на продовольчу пшеницю в Україні залишаються на високому рівні, хоч і під тиском
	10:58	БЕБ викрило на Одещині будівельне підприємство в ухиленні від сплати 8 млн грн податків
	10:21	Урожай кукурудзи в Україні в 2024 оцінюється в 25 млн тонн. Потенційний експорт - 19,4 млн тонн
	09:55	Міністри ЄС обговорили підвищення тарифів на аграрний імпорт із РФ і Білорусі
	09:54	Україна та Литва домовилися про систему перевірки зерна
	06:16	Новий завод харчових напівфабрикатів у Тернопільській області планують відкрити влітку 2025 року