Как совещание может увеличить производительность

22.02.2013 08:40 «Агро Перспектива» (г. Киев) — Крупные компании ежегодно инвестируют значительные средства в новое оборудование и компьютерное программное обеспечение, не говоря уже о многочисленных консультантах, книгах о правильном ведении бизнеса и других средствах, призванных повышать производительность труда.

Однако самый эффективный способ достижения результата не в изобретении чего-то сверхъестественного, пишет Вести Экономика. Следует просто перестать совершать ошибки, в том числе в том, как мы проводим совещания, пишет в Business Insider американский эксперт в области инновационного менеджмента Грег Сателл.

Как утверждает газета Wall Street Journal, директора предприятий обычно теряют более 30% времени на неэффективные заседания. Еще более ошеломляющие выводы сделали ученые после крупномасштабного социологического исследования, которое проводилось в течение нескольких десятилетий. Так, например, согласно опросу 40% руководителей регулярно засыпает на совещаниях. Однозначно организация более эффективных заседаний — один из лучших способ увеличения общей производительности труда.

Хорошие совещания начинаются до того, как кто-либо вошел в конференц-зал

Каждая встреча имеет повестку дня, и для того чтобы все приглашенные активно участвовали в обсуждении включенных в нее вопросов, им необходимо заранее ознакомиться с ними. Обычно повестка заседания рассылается через PowerPoint (программа для создания и проведения презентаций) вместе с дополнительными документами.

К сожалению, огромное количество времени тратится на просмотр документов в ходе совещания. Именно поэтому намного лучше, если участники еще до начала встречи ознакомятся с материалами, получат ответы на все интересующиеся вопросы и, возможно, запросят дополнительную информацию. В противном случае неподготовленным участникам в ходе заседания потребуется около часа, для того чтобы «войти в тему». В итоге тратится драгоценное время и приходится назначать новое совещание.

Четкое понимание цели

Цель совещания всегда должна быть понятна и ясна. Необходимо составить повестку дня, куда включены все темы для обсуждения и ответственный за каждый пункт модератор. Это чрезвычайно важно для успешного и продуктивного заседания. К сожалению, согласно данным упомянутого выше исследования от 30 до 50% совещаний проводятся без всякой повестки дня, хотя 73% руководителей отмечают ее необходимость. Отсутствие повестки — обычное нарушение дисциплины, а для ее составления не требуется особой подготовки или методики. Вы делаете ее или нет.

Следить за результатом встречи

Отчет о встрече (который включает в себя список конкретных действий, сроки выполнения и ответственные лица) — другой важный элемент совещания, о котором часто забывают. Некоторые компании для его подготовки используют методику RASCI (ответственность, подотчетность, поддержка, консультация и информация).

Отчет о встрече обычно готовит самый младший по должности участник совещания (что является для него поощрением и возможностью участвовать в принятии важных решений), а одобряет документ тот, кто созывал заседание. Отчет также является хорошим подтверждением прозрачности компании.

Как правило, отчет о встрече отправляется всем его участникам в течение 24 часов после совещания. Это препятствует расхождению мнений участников по поводу намеченных целей. При проведении новых заседаний по тому же вопросу отчет может служить основой для повестки дня.

Обязанность руководителя

Структура мероприятия — другой важный элемент успешного совещания. Люди прекрасно видят, когда на заседании теряется время и ничего не решается. Хорошо продуманная структура повышает не только производительность, но и мораль в коллективе. В конце концов лишь немногие вещи имеют такое же влияние на производственный процесс, как совещание.

Обязанность руководителя — наполнить встречи смыслом. Заседания не являются платформой для демонстрации коллективу «крутых качеств» начальник. На совещании должны решаться конкретные дела. Все остальное лишь разрушает компанию.

Давайте серьезнее относиться к организации совещания. Требуйте составления повестки дня, отчета о встрече и подготовки участников. Во время совещания запрещайте пользоваться мобильными телефонами и другими электронными гаджетами и старайтесь не превышать 45-минутный хронометраж (средняя длительность человеческого внимания). Результат вас удивит.

09.01.2025
	19:47	13 088 агрогосподарств отримали майже 104,5 млрд гривень банківських кредитів на розвиток в 2024
	17:15	Україна скасує Господарський кодекс - Рада ухвалила закон
	17:09	Віталій Коваль: Після скасування мораторію на відчуження сільськогосподарських земель продано лише 3,4% ділянок
	17:05	Аграрний міністр Коваль обговорив з французькою колегою співробітництво в агросекторі
	17:05	За матеріалами БЕБ у Чернівцях суд призначив понад 4 млн грн штрафу за контрабанду сигарет у цистернах
	17:03	БЕБ повідомило про підозру керівництву компанії в ухиленні від сплати майже 45 млн грн податків
	16:55	Чому держава не видобуває сіль на Закарпатті - версія ОВА
	12:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	11:47	Україна більше ніж удвічі скоротила поставки пшениці на зовнішні ринки в грудні 2024
	11:46	БЕБ викрило у несплаті 30 млн грн податків під час перевалки пшениці групу компаній, яку американські інвестори звинувачують у виведенні коштів
	10:44	Світові ціни на какао знижуються - Bloomberg
	10:26	Пшениця в Чикаго знизилася на тлі зміцнення долара США і позиціонування трейдерів
	09:16	Після розмінування сільгоспземель лише за 1-2 роки можна зібрати врожай, прибуток від якого може покрити витрати на розмінування - розрахунки
08.01.2025
	22:45	План розмінування на 2025 - обстежити 31 тис. кв. км території - Шмигаль
	18:01	Індекс цін на молочну продукцію GDT знизився на 1,4%
	17:31	Вантажообіг портів у 2024 році сягнув 97 млн тонн
	17:11	Сапери повернули аграріям у використання понад 285 тис. га земель сільгосппризначення у 2024
	17:03	Протягом 2024 продано-куплено 320,66 тис га земель сільськогосподарського призначення
	15:17	За матеріалами БЕБ на Полтавщині суд виніс вирок чоловіку за незаконний продаж фальсифікованих сигарет
	14:32	Уряд привів у відповідність процедуру зміни цільового призначення земель з віднесенням ïx до земель оборони
	14:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	13:54	Рада відновила обов’язкову систему моніторингу викидів парникових газів
	11:45	Пшениця в Чикаго виросла на тлі ослаблення долара США та погіршення погодних умов у Канзасі
	11:28	За матеріалами БЕБ в Одесі суд виніс вирок за продаж підробленої техніки відомого бренду
	10:31	Уряд вніс до Реєстру сотий індустріальний парк
	10:25	Україна експортувала 20,6 млн тонн пшениці в 2024
	10:15	В Україні діють певні спрощення для виробників харчових продуктів стосовно маркування продукції власного виробництва
07.01.2025
	22:38	НБУ опустив офіційний курс гривні до нового мінімуму 42,23 грн/$1
	22:36	Стан посівів озимини вчені оцінюють як добрий
	22:05	Мінагрополітики визначило пріоритети діяльності на 2025
	21:49	За 2024 товарообіг України склав $112,3 млрд
	21:47	Міжнародні резерви України в грудні зросли на 9,7% - НБУ
	21:46	ВАР закликає уряд запровадити пільговий акциз на пальне для аграріїв
	15:40	За матеріалами БЕБ судитимуть головного бухгалтера підприємства за ухилення від сплати 4,4 млн грн податків
	15:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	11:34	Пшеничні котирування в Чикаго виросли на технічній корекції після кількох сесій зниження
	10:08	Експорт цукру в 2024 досяг 746,3 тис. тон - профільна асоціація
06.01.2025
	21:25	Еспресо в Україні подорожчало за рік на 11%
	19:27	Збитки внаслідок підриву Каховської ГЕС сягнули $14 млрд - глава Міндовкілля
	18:25	Видатки держбюджету України в грудні зросли до рекордних 704,7 млрд грн
	16:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	15:15	За матеріалами БЕБ судитимуть волинянина, який контрабандою ввозив побутові прилади
03.01.2025
	16:43	Україна експортувала майже 6 млн тонн соняшникової олії в 2024
	16:33	Середня закупівельна ціна молока екстра ґатунку зросла до 19,60 грн/кг
	15:30	Україна і ЄС приносять одне одному більше зисків і мають повністю лібералізувати торгівлю - торгпред
	15:27	Уряд розширив повноваження Нацбанку щодо валютного регулювання
	15:24	ФАО шукає постачальників сільськогосподарської продукції для реалізації ваучерних програм
	15:08	У 2024 середнє значення базового показника світових цін на продовольcтво на 2,1% нижче за 2023
	15:02	Пшеничні котирування на біржі Чикаго впали на тлі зміцнення долара США
	14:42	Держагентство з розвитку меліорації передало об’єкти інженерної інфраструктури меліоративних мереж 4 ОВК