13 советов, как упростить работу

30.09.2012 09:00 «Агро Перспектива» (г. Киев) — "Выполняйте трудные дела, пока они легкие, совершайте великие поступки, пока они небольшие. Путешествие в тысячу миль должно начинаться с простого шага." Лао Цзи

Представляем вам перевод статьи Лео Бабуты - автора блога Zen Habits о том, как сделать жизнь и работу проще, пишет AdMe.ru.

Лучшее, что я сделал, решив упростить свою жизнь, упростил свой рабочий день, сначала - на работе, а потом, после увольнения, в работе, которую я выполняю как писатель и бизнесмен. С помощью нескольких простых правил я устранил большинство рутинных, скучных административных задач.

Сейчас я отсеял все второстепенное и могу сконцентрироваться на том, что действительно люблю: на творчестве. Не каждый может сделать такие решительные шаги навстречу к простоте, но если вы хоть немного контролируете свой рабочий день, вы можете сделать несколько простых вещей, которые сильно упростят вашу жизнь.

Если вы не способны контролировать ситуацию, или ловите себя на мысли: «Этого я сделать не могу», я спрошу вас: почему нет? Можно ли изменить ситуацию, пусть не сейчас, а в будущем? Я заметил: часто что-то казалось невозможным (например, работать дома), но впоследствии оказалось вполне выполнимым.

Вам не нужно стремиться сделать все сразу, выберите что-то одно и постарайтесь это выполнить. Затем попробуйте еще что-то, посмотрите, работает ли это. Экспериментируйте и вы найдете то, что подходит именно вам. Наслаждайтесь простой работой.

1. Принимайтесь за работу пораньше.

Рано приступать к работе было одним из моих самых любимых секретов - в тишине, до того, как начнутся телефонные звонки, болтовня и собрания, я много успевал сделать. К тому времени, как все только начинали работать, я выполнял два или три больших задания.

2. Ограничьте время.

Это смешно, люди работают часами и думают, что они плодотворно трудятся и успевают сделать больше. Однако на решение проблемы они тратят целые часы. Вместо этого сократите время и установите лимит - 6 или 7 часов в день - и всю важную работу выполняйте в этот срок. Если вы будете знать, что работаете только 6 часов в день, в первую очередь вы постараетесь сделать все важные дела, и потратите на это меньше времени. Ограничения стимулируют работать эффективнее.

3. Составляйте короткий список.

Составьте длинный список дел, которые вам необходимо выполнить … после этого составьте короткий список из 2 - 3 дел, которые вы действительно хотите сделать. Выбирайте задания так, что, если выполните только их, вы бы могли гордиться тем, что сделали за день. Самые важные дела начинайте до проверки почты или онлайн чтения.

4. Сгруппируйте раздражители.

Что вас обычно отвлекает? Может быть, это что-то вроде электронной почты, чтения блогов, Твиттера или другой социальной сети? Отведите для них время, лучше всего позже днем: скажем, после 3 - 4 часов дня. До этого времени не отвлекайтесь на раздражители. Выделяя для них определенный промежуток времени, у вас появится возможность в первую очередь сделать другую работу, а потом уделить внимание отвлекающим факторам. Еще один способ - выделить для них по 10 минут в конце каждого часа, только придерживайтесь десятиминутного лимита!

5. Пишите короткие письма.

Если написание письма занимает большую часть дня, просто ограничьтесь 3 - 4 предложениями для каждого письма, и вы почувствуете разницу. Во-первых, резко сократится время на ответ или составление писем. А во-вторых, уменьшатся ответы на ваши письма, а значит, вы потратите меньше времени на чтение корреспонденции.

6. Сократите встречи.

Чем меньше - тем лучше. Некоторые ведущие менеджеры Google проводят только пятиминутные собрания - каждый, кто посещает эти собрания, должен подготовиться и быть лаконичным. Если вы сможете отказаться от собраний и просто оставлять записки или придумать другой способ общения, это поможет вам сэкономить несколько часов в неделю.

7. Автоматизируйте.

Чем меньше скучных и рутинных заданий вам приходится выполнять, тем больше у вас будет свободного времени для творчества и важной работы. Поэтому автоматизируйте процесс работы везде, где это возможно: сделайте так, чтобы люди вносили данные, или получать информацию из вашего сайта, вместо того, чтобы писать или звонить вам, или используйте сервис, который автоматически обрабатывает платежи или отправляет товар, и так далее.

8. Исключите работу с бумагами.

Мне приходилось много работать с документами, и уже тогда я знал, что это пустая трата времени. Если бы фирмы и организации могли бы заполнять всю документацию в электронной форме, это снизило бы расход бумаги и время, затраченное на копирование и заполнение документов. Каждый раз, когда это возможно, отказывайтесь от работы с бумагами в пользу электронной обработки документов.

9. Приберите на столе.

Это можно сделать за несколько минут. Уберите все со своего стола. Оставьте несколько важных предметов. Все остальное нужно: подшить, передать соответствующему человеку, сложено в соответствующий отдел в ящике стола или выброшено в мусор. Быстро примите решение и приступайте к работе.

10. Уйдите.

Если вы можете выйти из офиса, найдите тихий уголок, где можно сосредоточиться на важной работе. Отключите Интернет и принимайтесь за работу, затем снова подключитесь к сети, чтобы отправить работу по электронной почте или загрузить в удаленный компьютер. Работать дома - отличный вариант. Чем чаще вы так делаете (раз в неделю, час в день или половину каждого рабочего дня), тем лучше.

11. Передохните.

Каждые 15–20 минут вставайте из-за стола и делайте перерыв. Можно просто пройтись по офису, или даже лучше - выйти и подышать свежим воздухом. Прогуляйтесь, разгоните кровь, если чувствуете напряжение - помассируйте плечи и шею. Если хотите быть в форме, делайте несколько отжиманий. Когда вы вновь приступите к работе, вспомните, над чем вы хотите работать, и уберите все раздражители.

12. Практикуйте переключения внимания.

Каждый час или два выполняйте ритуал переключения внимания. Это займет одну-две минуты. Начать ритуал можно с закрытия браузера и других приложений, может быть даже выйти прогуляться на пару минут, чтобы проветриться и разогнать кровь. После этого вернитесь к списку Самых Важных Дел и отметьте, что вам нужно выполнить еще. До того, как вы проверите почту или вернетесь в онлайн, выполняйте важные задания так долго, как сможете. В течение дня несколько раз переключите внимание с одного занятия на другое. Несколько глубоких вдохов тоже хорошо помогают сосредоточиться.

13. В расписании предусмотрите много времени для творчества.

Не каждый может делать это, но если возможно, выделяйте по 3–4 часа в день в своем расписании на творчество или другие важные дела. Пусть это время будет для вас неприкосновенным, не планируйте на это время ни встречи, ни другие дела. Будьте беспощадны к отвлекающим факторам, и настройтесь на любимую работу в течение отведенного времени. Наслаждайтесь творчеством.

03.04.2025
	00:27	Трамп оголосив про запровадження мит для всіх країн
02.04.2025
	21:25	Україна отримає $432 млн від Світового банку на відновлення транспортної інфраструктури - Шмигаль
	19:01	БЕБ на Волині скерувало до суду справу щодо організованої злочинної групи, яка незаконно виготовляла агрохімікати
	17:35	БЕБ у Києві завершило розслідування розтрати 5 млн грн бюджетних коштів службовцем Збройних Сил України
	15:16	2,7 млн грн незаконних «бойових» виплат: БЕБ повідомило про підозру комбата та заступника командира однієї з військових частин
	14:15	Пшеничні котирування на Чиказькій біржі продовжили зростання під впливом звіту МСГ США
	13:44	В Одесі за матеріалами БЕБ судитимуть обвинувачених у справі про підроблення електроінструментів
	12:31	Для фінансування робіт із розмінування на нинішній рік є 2,5 млрд грн, завдання - знайти додатковий ресурс, зокрема інвестиційний
	11:24	У Полтаві судитимуть посадовця та підприємця, яких БЕБ викрило у розтраті 43,8 млн грн під час благоустрою громади
	11:22	Бюро економічної безпеки на Львівщині скерувало до суду справу за контрабанду автомобілів
	11:15	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	10:06	Господарства групи АГРОТРЕЙД розпочали весняну посівну 2025
	09:52	Господарства НІБУЛОН почали сіяти ярину
	07:52	Єврокомісія наклала стягнення у €458 мільйонів на автомобільні компанії за картельну змову
	07:13	Нацбанк скасовує обмеження у 150 тисяч гривень для переказів «із картки на картку»
	07:01	Ізраїль скасовує усі імпортні мита на продукцію США
01.04.2025
	20:16	Шмигаль вважає, що Україна готова до відкриття всіх переговорних Кластерів про вступ в ЄС в 2025
	19:18	АМКУ почав справу проти компанії, котра поширювала неправдиву інформацію про вершкове масло
	19:11	Мінагро з аграріями шукають рішення питання 30% росту тарифів на перевезення збіжжя залізницею
	17:30	Перші українськи яблука поставлені на індійський ринок
	17:28	ЄС готовий жорстко відповісти на нові торговельні тарифи від США - фон дер Ляєн
	17:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	17:13	Kormotech розглядає можливість розміщення виробництва сухих кормів у Румунії
	17:06	Уряд поновив повноцінний державний контроль за імпортованими харчовими продуктами, кормами
	16:54	Бюро економічної безпеки на Київщині забезпечило відшкодування забудовником понад 6 млн грн несплачених податків
	14:33	За матеріалами БЕБ у Чернівецькій області судитимуть місцевого підприємця, який продавав підроблену побутову хімію
	12:11	Бюро економічної безпеки викрило службовців нафтопереробного заводу в ухиленні від сплати майже 60 млн грн податків
	11:03	«Контінентал» розпочав посадку картоплі
	10:09	За матеріалами БЕБ у Києві забудовник Подільського моста відшкодував до бюджету 25,2 млн грн несплачених податків
	09:13	Доходи загального фонду держбюджету в березні-2025 виросли на 90,8% до березня-2024 завдяки гранту
	09:11	Європейська Комісія затвердила 47 стратегічних проєктів у сфері критичної сировини
	07:00	1 квітня на водоймах країни стартує нерестова заборона на вилов риби
31.03.2025
	20:52	У березні до загального фонду держбюджету надійшло 313,5 млрд грн
	20:04	Зростання ВВП України у 2024 сповільнилося до 2,9% – Держстат
	17:11	Україна нарощує експорт насіння, зменшуючи при цьому обсяги імпорту - ІАЕ
	16:21	ЄС очікує скорочення поставок продовольства з України після перегляду умов ліберальної торгівлі
	16:14	Бюро економічної безпеки на Закарпатті скерувало до суду справу за контрабанду айфонів
	15:56	Дропшипінг нелегальних сигарет на Одещині: БЕБ скерувало справу до суду
	15:04	"Укрзалізниця" отримає EUR50 млн від Європейського інвестбанку на модернізацію пунктів пропуску на кордоні
	14:56	До держбюджету надійшло близько $400 млн чергового траншу МВФ
	14:52	МВФ розробляє податкове реформування декількох галузей, що буде спрямоване на післявоєнні потреби - меморандум
	14:25	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	14:22	Кількість користувачів Державного аграрного реєстру перевищила 200 тисяч
	14:15	З 1 квітня на водоймах країни стартує нерестова заборона на вилов риби
	14:02	Аграрії вже повернули до використання 1102,9 га земель по державній програмі компенсації розмінування
	13:57	Уряд схвалив довгостроковий План розвитку іригаційного комплексу України до 2050 року
	13:35	БЕБ на Київщині забезпечило відшкодування до бюджету 27,5 млн грн податків, які не сплатив ритейлер продовольчих товарів
29.03.2025
	20:55	У лютому-2025 ціни на молоко екстра класу продовжували своє зниження
	20:37	Аграрії України почали сіяти сою
	19:54	Війна та погода - найбільші виклики АПК України в 2025 - Висоцький