13 советов, как упростить работу

16.10.2013 08:20 «Агро Перспектива» (г. Киев) — "Выполняйте трудные дела, пока они легкие, совершайте великие поступки, пока они небольшие. Путешествие в тысячу миль должно начинаться с простого шага." Лао Цзи

Представляем вам перевод статьи Лео Бабуты - автора блога Zen Habits о том, как сделать жизнь и работу проще, пишет AdMe.ru.

Лучшее, что я сделал, решив упростить свою жизнь, упростил свой рабочий день, сначала - на работе, а потом, после увольнения, в работе, которую я выполняю как писатель и бизнесмен. С помощью нескольких простых правил я устранил большинство рутинных, скучных административных задач.

Сейчас я отсеял все второстепенное и могу сконцентрироваться на том, что действительно люблю: на творчестве. Не каждый может сделать такие решительные шаги навстречу к простоте, но если вы хоть немного контролируете свой рабочий день, вы можете сделать несколько простых вещей, которые сильно упростят вашу жизнь.

Если вы не способны контролировать ситуацию, или ловите себя на мысли: «Этого я сделать не могу», я спрошу вас: почему нет? Можно ли изменить ситуацию, пусть не сейчас, а в будущем? Я заметил: часто что-то казалось невозможным (например, работать дома), но впоследствии оказалось вполне выполнимым.

Вам не нужно стремиться сделать все сразу, выберите что-то одно и постарайтесь это выполнить. Затем попробуйте еще что-то, посмотрите, работает ли это. Экспериментируйте и вы найдете то, что подходит именно вам. Наслаждайтесь простой работой.

1. Принимайтесь за работу пораньше.

Рано приступать к работе было одним из моих самых любимых секретов - в тишине, до того, как начнутся телефонные звонки, болтовня и собрания, я много успевал сделать. К тому времени, как все только начинали работать, я выполнял два или три больших задания.

2. Ограничьте время.

Это смешно, люди работают часами и думают, что они плодотворно трудятся и успевают сделать больше. Однако на решение проблемы они тратят целые часы. Вместо этого сократите время и установите лимит - 6 или 7 часов в день - и всю важную работу выполняйте в этот срок. Если вы будете знать, что работаете только 6 часов в день, в первую очередь вы постараетесь сделать все важные дела, и потратите на это меньше времени. Ограничения стимулируют работать эффективнее.

3. Составляйте короткий список.

Составьте длинный список дел, которые вам необходимо выполнить … после этого составьте короткий список из 2 - 3 дел, которые вы действительно хотите сделать. Выбирайте задания так, что, если выполните только их, вы бы могли гордиться тем, что сделали за день. Самые важные дела начинайте до проверки почты или онлайн чтения.

4. Сгруппируйте раздражители.

Что вас обычно отвлекает? Может быть, это что-то вроде электронной почты, чтения блогов, Твиттера или другой социальной сети? Отведите для них время, лучше всего позже днем: скажем, после 3 - 4 часов дня. До этого времени не отвлекайтесь на раздражители. Выделяя для них определенный промежуток времени, у вас появится возможность в первую очередь сделать другую работу, а потом уделить внимание отвлекающим факторам. Еще один способ - выделить для них по 10 минут в конце каждого часа, только придерживайтесь десятиминутного лимита!

5. Пишите короткие письма.

Если написание письма занимает большую часть дня, просто ограничьтесь 3 - 4 предложениями для каждого письма, и вы почувствуете разницу. Во-первых, резко сократится время на ответ или составление писем. А во-вторых, уменьшатся ответы на ваши письма, а значит, вы потратите меньше времени на чтение корреспонденции.

6. Сократите встречи.

Чем меньше - тем лучше. Некоторые ведущие менеджеры Google проводят только пятиминутные собрания - каждый, кто посещает эти собрания, должен подготовиться и быть лаконичным. Если вы сможете отказаться от собраний и просто оставлять записки или придумать другой способ общения, это поможет вам сэкономить несколько часов в неделю.

7. Автоматизируйте.

Чем меньше скучных и рутинных заданий вам приходится выполнять, тем больше у вас будет свободного времени для творчества и важной работы. Поэтому автоматизируйте процесс работы везде, где это возможно: сделайте так, чтобы люди вносили данные, или получать информацию из вашего сайта, вместо того, чтобы писать или звонить вам, или используйте сервис, который автоматически обрабатывает платежи или отправляет товар, и так далее.

8. Исключите работу с бумагами.

Мне приходилось много работать с документами, и уже тогда я знал, что это пустая трата времени. Если бы фирмы и организации могли бы заполнять всю документацию в электронной форме, это снизило бы расход бумаги и время, затраченное на копирование и заполнение документов. Каждый раз, когда это возможно, отказывайтесь от работы с бумагами в пользу электронной обработки документов.

9. Приберите на столе.

Это можно сделать за несколько минут. Уберите все со своего стола. Оставьте несколько важных предметов. Все остальное нужно: подшить, передать соответствующему человеку, сложено в соответствующий отдел в ящике стола или выброшено в мусор. Быстро примите решение и приступайте к работе.

10. Уйдите.

Если вы можете выйти из офиса, найдите тихий уголок, где можно сосредоточиться на важной работе. Отключите Интернет и принимайтесь за работу, затем снова подключитесь к сети, чтобы отправить работу по электронной почте или загрузить в удаленный компьютер. Работать дома - отличный вариант. Чем чаще вы так делаете (раз в неделю, час в день или половину каждого рабочего дня), тем лучше.

11. Передохните.

Каждые 15–20 минут вставайте из-за стола и делайте перерыв. Можно просто пройтись по офису, или даже лучше - выйти и подышать свежим воздухом. Прогуляйтесь, разгоните кровь, если чувствуете напряжение - помассируйте плечи и шею. Если хотите быть в форме, делайте несколько отжиманий. Когда вы вновь приступите к работе, вспомните, над чем вы хотите работать, и уберите все раздражители.

12. Практикуйте переключения внимания.

Каждый час или два выполняйте ритуал переключения внимания. Это займет одну-две минуты. Начать ритуал можно с закрытия браузера и других приложений, может быть даже выйти прогуляться на пару минут, чтобы проветриться и разогнать кровь. После этого вернитесь к списку Самых Важных Дел и отметьте, что вам нужно выполнить еще. До того, как вы проверите почту или вернетесь в онлайн, выполняйте важные задания так долго, как сможете. В течение дня несколько раз переключите внимание с одного занятия на другое. Несколько глубоких вдохов тоже хорошо помогают сосредоточиться.

13. В расписании предусмотрите много времени для творчества.

Не каждый может делать это, но если возможно, выделяйте по 3–4 часа в день в своем расписании на творчество или другие важные дела. Пусть это время будет для вас неприкосновенным, не планируйте на это время ни встречи, ни другие дела. Будьте беспощадны к отвлекающим факторам, и настройтесь на любимую работу в течение отведенного времени. Наслаждайтесь творчеством.

01.05.2024
	17:36	За матеріалами БЕБ на Київщині судитимуть місцевого жителя за незаконну торгівлю тютюновими виробами
	17:25	Уряд переорієнтовує програму «Доступні кредити 5-7-9%» на інвестиційні цілі - Мінекономіки
	17:02	McDonald's планує розширення партнерських проєктів із АЗС
	16:54	Україна вийшла на довоєнні показники експорту - Мінекономіки
	16:39	БЕБ на Закарпатті упередило розтрату 3 млн грн бюджетних коштів на ремонті дитячого садочку та будівництві укриття
	15:27	Елітне казино під виглядом спортивного покер-клубу: БЕБ у Києві викрило ще один нелегальний гральний заклад
	13:20	В Україні - 10 000 гривневих мільйонерів: скільки доходів задекларували за минулий рік
	13:10	В Україні коштом ЄС запускається новий проєкт з охорони довкілля
	11:42	В Україні зростає кількість господарств, що вирощують цукрові буряки
	11:15	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	10:35	Пшениця в Чикаго подешевшала на тлі слабкого попиту, невизначеності ринку, великих поставок за травневим контрактом
	10:08	Україна готова збільшити поставки сухого молока до Болгарії вдвічі
	09:57	Доходи загального фонду держбюджету у квітні знизилися до 153,6 млрд грн
	09:55	ЄБРР планує покрити до 50% ризику за новими сублізинговими договорами "ОТП Лізинг" на EUR80 млн
	09:44	Сенат США ухвалив закон про заборону на імпорт російського урану
	09:35	Збитки аграріїв Донеччини від повномасштабної війни перевищили ₴5 мільярдів
	09:34	У світі зростає кількість людей, що зіткнулися з високими рівнями гострого голоду
	08:05	Бразильська MP AGRO з виробництва розподільників добрив стає частиною AMAZONE Group
30.04.2024
	20:35	Уряд спростив видачу ветеринарних документів для переміщення пасік на місця медозбору
	19:43	Держбюджет у квітні отримав ₴153,6 мільярда податків та зборів
	19:16	Бюро економічної безпеки викрило підпільні фабрики з виробництва підробок брендового одягу та взуття
	15:49	НБУ завершує розробку законопроєкту про систему страхування воєнних ризиків в Україні
	15:45	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	15:43	Переговори про вступ до ЄС можуть розпочатися у червні - Зеленський
	15:38	Пшеничні котирування на біржі Чикаго знизилися після семи сесій зростання
	12:13	Україна за січень-лютий 2024 завезла на 5 тис тонн бананів більше, але ціни все рівно ростуть
	10:35	БЕБ викрило незаконне казино та шахрайський кол-центр, що були розташовані у столичному бізнес-центрі
	09:24	Рада ЄС дала добро на перемовини з Україною про продовження «транспортного безвізу»
	09:18	Український експорт з чорноморських портів сягнув довоєнного рівня - Кислиця в ООН
29.04.2024
	17:23	Нам необхідні багаторічні фінансові зобов'язання щодо підтримки України - Столтенберг
	17:19	Дотації малим фермерам на землю та за утримання худоби повертаються
	17:10	Євросоюзу потрібен «план Маршалла» для Молдови та України - Санду
	16:54	Роз’яснювальні зустрічі Єврокомісії та України тривають
	15:15	БЕБ скерувало до суду справу щодо незаконної торгівлі тютюновими виробами та алкоголем
	12:39	Україна та ОАЕ домовилися про всеосяжне економічне партнерство
	12:35	РИНОК ЦУКРУ ВІД SESVANDERHAVE
	12:17	Польща розблокувала кордон з Україною
	11:40	БЕБ викрило підпільну ігрову залу на паркінгу в елітному житловому комплексі Києва
	11:32	БЕБ повідомило про підозру посадовцям, що розтратили 9 млн грн на закупівлях обладнання для тероборони Дніпра
	11:32	Пшениця в Чикаго виросла сьому сесію поспіль і показала найбільше тижневе зростання з початку великої війни в Україні
	11:24	З початку 2024 капіталізація ринку сільгоспземель зросла на понад 200 млрд грн
	09:25	Аграрії України посіяли 239 тис га цукрових буряків
	09:00	Погода сприяє росту та розвитку озимих та ранніх ярових
	08:24	Відкриття кордону на імпорт з України знищить сільське господарство Польщі - опозиційна партія “Право і справедливість”
28.04.2024
	20:43	Зростання ВВП України за 3 міс.-2024 прискорилося приблизно до 4,5% - оцінка Мінекономіки
	20:35	ICU погіршив прогноз зростання ВВП України у 2024 р. до 4,1% за покращення прогнозу інфляції до 6,4%
	10:44	Експорт м’яса птиці з України в 1 кварталі 2024 - 104 тис тонн
	09:17	Японія передасть Україні понад 100 потужних генераторів
	09:13	Укрзалізниця у квітні перевезла на експорт 2,2 мільйона тонн зернових
27.04.2024
	21:06	Мінагрополітики обговорило з болгарськими колегами потенціал українського агроекспорту